Naziv kolegija: Spisovodstvo

ECTS-bodovi: 6

Jezik: hrvatski

Trajanje: jedan semestar, zimski, 3. semestar

Status: obvezan izborni

Oblik nastave: dva sata predavanja i dva sata seminara (2+0+2)

Uvjeti za upis kolegija: nema

Cilj kolegija: Studenti svladavaju osnove upravljanja spisima i dokumentacijom u organizacijama, upoznaju funkcije i svojstva spisovodstvenih sustava, uče obavljati poslove u spisovodstvu, oblikovati i koristiti spisovodstvene alate. Upoznaju propise i organizaciju uredskog poslovanja. Upoznaju načela za izradu klasifikacijskih sustava, klasifikacijske spisovodstvene sustave u Hrvatskoj i drugim zemljama, uče oblikovati i primjenjivati spisovodstveni klasifikacijski sustav. Upoznaju se s pojmom i značenjem metapodataka.

Sadržaj kolegija: Spisovodstvo: predmet i svrha. Povijesni razvoj uredskog poslovanja/spisovodstva u Hrvatskoj. Suvremeni propisi o uredskom poslovanju. Značenje spisovodstva za poslovanje organizacije. Uloga spisovodstva u informacijskom sustavu organizacije.
Zadaće i svojstva spisovodstvenog sustava. Spisovodstvena politika. Spisovodstvene funkcije: Oblikovanje spisovodstvenog sustava. Oblikovanje i korištenje spisovodstvenih alata.
Upravljanje i održavanje spisovodstvenog programa. Analiza i vrednovanje spisovodstvenog sustava.
Svrha i ciljevi klasifikacije spisa. Klasifikacija poslovnih funkcija i aktivnosti, klasifikacija po sadržaju.
Organizacija klasifikacijskog plana. Analiza i klasifikacija poslovnih funkcija i aktivnosti. Definicija zahtjeva za dokumentacijom. Definicija dokumentacijskih jedinica.
Vrste klasifikacijskih planova. Opći, granski i posebni klasifikacijski planovi. Primjeri klasifikacijskih planova. Primjena i održavanje klasifikacijskog plana. Uloga klasifikacijskog plana u obavljanju spisovodstvenih funkcija.
Međunarodna norma ISO 15489. Historijat nastanka i analiza.
Pojam metapodataka. Načini bilježenja podataka. Povezivanje metapodataka sa zapisom. Modeli metapodataka (Dublin Core, Public Record Office Functional Requirements, MoReq itd.).

Sadržaj kolegija (podjela po tjednima):

1. Uvod u kolegij. Predmet i svrha spisovodstva.
2. Povijesni razvoj spisovodstva u svijetu.
3. Povijesni razvoj uredskog poslovanja/spisovodstva u Hrvatskoj.
4. Suvremeni propisi o uredskom poslovanju u Hrvatskoj.
5. Značenje spisovodstva za poslovanje organizacije. Uloga spisovodstva u informacijskom sustavu organizacije.
6. Zadaće i svojstva spisovodstvenog sustava. Spisovodstvena politika.
7. Spisovodstvene funkcije: Oblikovanje spisovodstvenog sustava.
8. Oblikovanje i korištenje spisovodstvenih alata.
9. Upravljanje i održavanje spisovodstvenog programa. Analiza i vrednovanje spisovodstvenog sustava.
10. Svrha i ciljevi klasifikacije spisa. Klasifikacija poslovnih funkcija i aktivnosti, klasifikacija po sadržaju.
11. Organizacija klasifikacijskog plana. Analiza i klasifikacija poslovnih funkcija i aktivnosti.
12. Definicija zahtjeva za dokumentacijom. Definicija dokumentacijskih jedinica.
13. Vrste klasifikacijskih planova. Opći, granski i posebni klasifikacijski planovi. Primjeri klasifikacijskih planova. Primjena i održavanje klasifikacijskog plana. Uloga klasifikacijskog plana u obavljanju spisovodstvenih funkcija.
14. Međunarodna norma ISO 15489. Historijat nastanka i analiza.
15. Pojam metapodataka. Načini bilježenja podataka. Povezivanje metapodataka sa zapisom. Modeli metapodataka (Dublin Core, Public Record Office Functional Requirements, MoReq itd.).

Literatura:

1. ISO 15489. Upravljanje zapisima. Dio 1: Općenito, Dio 2: Smjernice (Information and Documentation – Records Management
   
2. Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima – MoReq, Hrvatski državni arhiv, Zagreb 2003.
   
3. Maria Guercio, Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju, u: Modernizacija hrvatske uprave, Zagreb, 2003: 247-278.
   
4. Michael Wettengel, Međunarodni rad na standardizaciji upravljanja zapisima. U povodu objavljivanja međunarodnog standarda ISO 15489, u: Modernizacija hrvatske uprave, Zagreb, 2003: 279-292.
   
5. Jozo Ivanović, Sheme metapodataka i upravljanje dokumentima, Arhivski vjesnik 44 (2001), str. 103-121
   
6. Davorin Eržišnik, Josipa Paver, Arhivistika za djelatnike u pismohranama, Zagreb 1991.
   

Dopunska literatura:

1. Laura Millar, Principles of Records and Archives Management, International Records Management Trust, London 1997.
   
2. M. Rastić (priredio), Arhivi i arhivsko gradivo. Zbirka pravnih propisa 1828-1997., Zagreb, Hrvatski državni arhiv, 1998.
   
3. Tomislav Ćepulić, MoReq i uredsko poslovanje. Arhivski vjesnik 46 (2003), str. 77-84 (URL: http://dzs.ffzg.hr/text/moreq%20i%20uredsko%20poslovanje.htm)
   
4. Requirements for Electronic Records Management Systems, Public Record Office, London 2002. (URL: http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/)
   
5. Lorbar, M., Stare, J., Upravno poslovanje I-II, Ljubljana 1998.
   

Način polaganja ispita: usmeni ispit

Način praćenja kvalitete i uspješnosti izvedbe predmeta: Provjera kvalitete i uspješnosti izvedbe predmeta vršit će se kombiniranjem unutrašnje i vanjske evaluacije. Unutrašnju evaluaciju činit će nastavnici i studenti. Evaluacija će se provesti metodom ankete na kraju semestra. Vanjsku evaluaciju realizirat ćemo prisustvovanjem kolega na predmetu i njihovom ocjenom predmeta i nastavnika.