Josip Kolanovic
MODERNIZACIJA UPRAVE I ARHIVSKA SLUŽBA U REPUBLICI HRVATSKOJ
I. POGLED U PROŠLOST
Zamisao ove konferencija o modernizaciji uprave ima svoju povijest na koju želim ovdje upozoriti, jer ona povezuje dva velika razdoblja: ono modernizacije uprave u 18. st. i zahtjeve modernizacije uprave u suvremenoj Hrvatskoj. Kada su Hrvatska akademija znanosti i umjetnosti, Pravni fakultet i Hrvatski državni arhiv pred nekoliko godina priredili konferenciju o životu i djelu Nikole Skrlca, poznatoga gospodarstvenika i upravnoga reformatora u drugoj polovini 18. st., sama po sebi nametnula se usporedba s našim vremenom. Nikola Škrlec sav je svoj život usredotocio na proucavanje i provedbu reforme uprave i unapredenja gospodarstva, nastavljajuci na veliki projekt Marije Terezije i Josipa II. modernizacije upravljanja, a time i modernizacije društva. U vrijeme osnivanja Hrvatskoga kraljevskoga vijeca (1767) u Varaždinu kao prve svojevrsne vlade u Hrvatskoj osnovao je i kameralni studij danas bismo rekli studij uprave, a ostavio je i zapažene radove o uredskome poslovanju i uredenju pismohrana. U raspravi o Namjesnickom vijecu, a to se može reci i za svaku vecu upravnu jedinicu, napisao je daje "Vijece velik i složen stroj. Ako u njemu ne bi bilo pokretacke sile razmjerne njegovoj masi, nužno ce ga zahvatiti inercija; ako pak silno raznoliki predmeti i odjeli ne bi bili ujednaceni putem valjane organizacije rada, vijece ce nužno biti zahvaceno kaosom" (1). U tom svom radu istice kako je osnovni preduvjet za reformu uprave strucno osoblje i uredeno upravljanje spisima, jer potrebno je, istice, imati "pregled nad citavim opsegom djelatnosti". U nastavku podrobno razraduje ono stoje u našoj praksi poznato kao "uredsko poslovanje", a u modernome svijetu "upravljanje spisima" (records management spisovodstvo). U svome je radu istaknuo kvalitete upravljanja: pregled svih poslova i predmeta, "tocnost požurnica, sprijecanje zastare predmeta, pouzdani rokovnik", dakako uz "marljivost i metodicnost u obradi" predmeta (2). Posebnu je pozornost posvetio "popisivanju i podjeli predmeta" nacrtu klasifikacije/razredbe spisa (3) i pismohrani (4). Prvi put se tada u Hrvatskoj postavljaju temelji moderne birokracije ili "administracije" pojedinih upravnih sustava, kao temelj urednoga i ucinkovitoga djelovanja svake državne uprave, ali i uspješnoga poslovanja. Konacno, to je temelj i svake pravne države.
Sažeto receno, vec u 18. st. N. Škrlec postavio je teorijske i prakticne temelje modernizaciji uprave, pri cemu je osobiti naglasak stavio i na uredno i ucinkovito upravljanje spisima. Naime, nema dobroga upravljanja i efikasne uprave bez urednoga i efikasnoga upravljanja dokumentima/spisima, jer pravna država u stanovitome smislu "hoda po spisima": uredno i ucinkovito upravljanje spisima preduvjet je i podloga upravljanju i poslovima. Na taj nacin postiže se ucinkovitost u sustavu upravljanja i udovoljava se zahtjevima gradana, ne kao podložnika, nego punopravnih clanova društva, kojima uprava u doslovnome smislu treba administrare to ce reci služiti. Te ideje aktualne se i u naše vrijeme, kada o modernizaciji i ucinkovitosti uprave ovisi i napredak i demokratizacija društva. U našem izlaganju osvrnut cemo se na povezanost upravljanja spisima s arhivskom službom. Na taj nacin želimo se vratiti izvornoj povezanosti uprave i upravljanja spisima što je u temelju i suvremenoga records management.
II. NEKE TEORIJSKE OSNOVE POVEZANOSTI UPRAVE I ARHIVA
U klasicnom poimanju arhivistike i arhivske službe arhivi nemaju ništa s koncepcijom "upravljanja dokumentima". Arhivska služba u nekom se smislu nastavlja na "aktivni životni tijek" dokumenta: ona nastupa kada spisi više ne služe operativi, to ce reci kada više nisu aktivni. Stoga je u ranije doba ucenje o registraturama bilo odvojeno od onoga što ce se u 19. st. posvuda u Europi razviti kao arhivska služba, koja se brine za razlicite stvaratelje arhivskoga gradiva. Poceci razvoja uredskoga poslovanja i ucenje o registraturama razvija se paralelno sa znanošcu o upravi. U 18. st. briga za pismohrane (registrature) sastavni je dio uprave. "Pismohrane" ili "arhivi" cuvaju se ondje gdje su nastali; U to vrijeme ne možemo još govoriti o ustanovama koje, doduše, imaju svoje pocetke u 18. st., ali koje ce se tek u 19. st. razviti kao moderni arhivi to jest ustanove koje preuzimaju, cuvaju, obraduju i daju na korištenje gradivo razlicitih stvaratelja. U modernoj terminologiji nekih zemalja (primjerice u Australiji) to se naziva "vlastitim", "institucijskim arhivima" ili in house archives. Briga ustanova za spise, njihovo cuvanje, prvenstveno je bila briga tih ustanova I danas u vecini europskih zemalja arhivska služba pocinje u trenutku zakljucenja nekoga predmeta i njegova odlaganja u pismohrani registraturi. Takav je razvoj utjecao i na praksu da je nadležnost za uredsko poslovanje u tijelima državne uprave (u Hrvatskoj primjerice u nadležnosti Ministarstva pravosuda i uprave, u Sloveniji u nadležnosti Ministarstva unutarnjih poslova, da navedemo samo neke primjere), dok je upravljanje arhivskim gradivom funkcija arhiva odnosno arhivske službe, koja je najcešce u nadležnosti ministarstva kulture. Takav pristup je teorijski dobio svoje opravdanje u ucenju o tri života dokumenta: aktivni život u procesu upravljanja, poluaktivni život u pismohrani i konacno pasivni život, kada spisi više ne služe administraciji, vec imaju povijesno znacnje, dio su nacionalne baštine i svojevrsna memorija naroda u kojemu su nastali. Suvremeni razvoj, pod utjecajem informacijskih tehnologija i onoga što ce se nazvati elektronicka uprava, izmijenio je taj pogled na dokumente. Records management upravljanje zapisima/dokumentima jedinstven je proces koji zapocinje stvaranjem zapisa, njegovom razredbom i pracenjem njegova tijeka u upravnom procesu ili upravnoj i nekoj drugoj djelatnosti, a završava u arhivima kao svjedocanstvo i pamcenje prošlosti te je izvor za zaštitu prava pojedinaca i povijesnoga i drugoga znanstvenoga istraživanja. Od razlicitih faza života u arhivskoj teoriji prešlo se na records continuum. Arhivski dokumenat promatra se u jedinstvenome procesu, a ne u tri faze "njegova života" (aktivni, poluaktivni i pasivni život dokumenta). Ti novi pogledi na dokumente, nastali prvenstveno pod utjecajem novih informacijskih tehnologija, u praksi su standardizirani novom normom ISO 14589 Information and Records management koja bi trebala postati osnovom novoga upravljanja dokumentima. Ta je norma rezultat razvoja koji je prvenstveno zapoceo u anglosaksonskim zemljama, ali koji ugraduje sve tradicionalne vrednote i zasniva pretpostavke dobroga upravljanja dokumentima. Za arhivsku službu uloga arhivista, a prema tome i arhivske službe, od završenoga predmeta pomice se na sam pocetak koncipiranja i stvaranja dokumenta. Dakle, arhivska se služba od brige za pismohranu pomice na pisarnicu kancelariju, gdje se utvrduju svi elementi potrebni za upravljanje dokumentima: izrada metapodataka ("urudžbiranje", razredba ili klasifikacija, utvrdivanje roka cuvanja dokumenta u pismohrani, utvrdivanje dokumenata koji postaju arhivskim gradivom, pravo pristupa dokumentima i dr.). Takav proces stvorio je i drugacije poimanje arhivske službe. Buduci da se nadležnost arhivista pomice na sam pocetak spisa, preispituje se uloga arhivista i records managera spisovoditelja. Danas se govori o jednoj profesiji, a o razlicitim odgovornostima prema dokumentu.(5) Jedna je profesija arhivista, a odgovornosti su dvojake: za dokumente u nastajanju i upravljanju njima te odgovornost za dokumente koji su predani na cuvanje arhivima. Records continuum rezultanta je istodobno tehnološkoga razvoja, procesa demokratizacije društva i zahtjeva za transparentnošcu uprave. Moderna informacijska tehnologija traži da se kod nastanka dokumenta definiraju i zajamce sve njegove bitne sastojnice: identifikacija (metapodaci), razredba, rokovi cuvanja, uvjeti za preuzimanje u arhiv (format). Postavljeni su i brojni drugi zahtjevi: osiguranje autenticnosti, trajnost, dostupnost, migracije. Svim tim zahtjevima nije moguce udovoljiti ako u informacijskom okruženju službu upravljanja dokumentima ne vode strucno osposobljene osobe, ako ta služba nema adekvatno vrednovanje u upravi i ako nisu osigurana primjerena financijska sredstva. Zbog toga se sve više širi tendencija da djelatnici zaduženi za upravljanje dokumentima u nekoj ustanovi budu izravno podložni samome celniku ustanove. Usporedno s time postoji tendencija da cjelokupna arhivska služba (koncipirana kao služba brige za dokumenat od njegova nastanka do korištenja u povijesnome arhivu) bude u nadležnosti premijera. Time se želi dati znacenje cijeloj službi upravljanja dokumentima i službi koja upravlja informacijama, ali se na taj nacin želi takoder osigurati njezina ucinkovitost u modernoj upravi. Naglasak na funkciju upravljanja dokumentima {records management) uvjetovanje i novim zahtjevima prema kojima upravljanje dokumentima postaje i upravljanje izvorima informacija {Information resources management). Taj pomak posljedica je i novih društvenih tendencija, koje traže ucinkovitost i transparentnost uprave. Transparetnost uprave izazvana je i suvremenim procesom demokratizacije društva i prava na informacije koje nastaju radom javne uprave. Nema ucinkovitosti uprave kao ni drugih oblika poslovanja bez ucinkovitoga uredenja upravljanja dokumentima, koji prate proces upravljanja i trajna su zaštita pravne države. Zahtjev je svakoga demokratskoga društva i pravo na informacije. Pravu na informacije s druge strane odgovara obveza uprave da u odredenome roku pruži zatraženu informaciju. A to je nemoguce bez urednoga upravljanja dokumentima i bez strucnoga osoblja. Time se prešlo od upravljanja dokumentima na upravljanje informacijama što je dodatno proizvelo modernu revoluciju u records management. Upravljanje dokumentima na taj nacin zadire u vrednote i pretpostavke moderne uprave, a to su: ucinkovitost, transparentnost, pravo na informacije, zaštita prava i pravicnosti, postojanost uprave. Možemo reci da su to i temelji svake pravne države i pretpostavke suvremenoga demokratskoga društva. S negativnoga aspekta gledano možemo ustvrditi: utvrdivanje nepravilnosti javne uprave i sudstva, ali i svih drugih podrucja javne djelatnosti, nije moguce provesti bez urednoga i dobroga upravljanja dokumentima i njihove adekvatne zaštite, ukljucujuci i zaštitu odredenih stupnjeva tajnosti. Još konkretnije: nemademokratskoga razvoja, transparentnosti upravljanja i pravne države bez uredenoga upravljanja dokumentima i informacijama. A to je i obrazloženje tvrdnje koju smo iznijeli na pocetku: "pravna država hoda po papirima", u suvremenom informacijskom okruženju možemo reci: "hoda po bytovima elektronickim dokumentima". Zanimljivo je konstatirati da u razvijenim zemljama i gospodarske ustanove sve više zapošljavaju profesionalne spisovoditelje i arhiviste koji su zapravo podrška i procesu upravljanja i procesu informiranja, stoje pokazatelj znacenja koje moderno društvo u cjelini pridaje upravljanju dokumentima i upravljanju izvorima informacija, što se prije nazivalo uredsko poslovanje.
c) Konacno, realizacija tih modernih zahtjeva ovisi o strucnjacima koji trebaju odgovoriti tim modernim zahtjevima. Problem moderne uprave nije moguce realizirati bez strucnog osoblja koje ce biti osposobljeno za rukovanje modernim informacijskim tehnologijama i udovoljavanje zahtjevima modernoga records management. Ljudski resursi neophodan su cimbenik i modernizacije i ucinkovitosti uprave na svim razinama. Razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija ne samo da se može dobrohotno oznaciti kao "potrebna", ona u modernom tehnološkom okruženju postaje sve znacajnija, nezaobilazna i presudna za ucinkovitost uprave, osiguranje pravne i demokratske države i ocuvanje informacijskih izvora za buduca pokoljenja.
III. STARE TRADICIONALNE VREDNOTE I NOVI ZAHTJEVI
Valja istaknuti da novi zahtjevi koje postavlja suvremeno demokratsko društvo u upravljanju dokumentima i dalje zadržavaju tradicionalne vrednote na kojima je u drugoj polovini 18. st. inzistirao hrvatski gospodarstvenik i politicar N. Skrlec. A to su: urednost u uredskome poslovanju, marljivost, metodicnost, ekspeditivnost, poštovanje rokova, preglednost predmeta, nepristranost. Te su vrednote u osnovi svake dobre i ucinkovite administracije.
Cini se da je te vrednote u upravljanju dokumentima osobito potrebno istaknuti kada govorimo o tranzicijskim zemljama. U bivšem socijalistickom sustavu gotovo je bilo zanemarena moderna administracija, jer su u drugi plan bili stavljeni temelji svakoga nepristranoga i uredenoga upravljanja dokumentima. Temelji pravne države bili su zamijenjeni sustavom pravnoga provizorija u kojemu je samovolja vladajucega sloja bila iznad strogo pridržavanoga sustava na pravu zasnovane administracije. Cini se da zbog toga kroz dugi niz godina nije stvarana neovisna i na temeljima struke zasnovana strucna i sposobna administracija. Tranzicijske zemlje naslijedile su taj "pravni provizorij" kao osnovu društva iz kojega su nastale od Drugoga svjetskoga rata. Taj sustav cesto se temeljio na "podobnosti", a ne na profesionalnosti, formalno na zaštiti prava "radnicke klase", ali zapravo posvema je potisnuo vrednote demokraticnih društava. Kada danas tražimo podatke u arhivskom gradivu koje se cuva u arhivima, nerijetko konstatiramo daje sustavnije i urednije sacuvano gradivo administracija iz vremena AustroUgarske Monarhije nego ono iz razdoblja nakon Drugoga svjetskoga rata. Stare birokracije poštovale su temeljne vrednote dobre administracije i imale su dobro strucno osoblje, one su se temeljile na "formalizmu" prava, pa su zato imale i uredene administracije. Ovo navodimo samo ilustracije radi.
Držimo daje vracanje tim tradicionalnim vrednotama dobroga uredskoga poslovanja potrebno osobito zemljama koje su prekinule takvu tradiciju i oslanjale se na druge postavke kao što su provizomost, podobnost i, u krajnjoj liniji, odsutnost pune demokracije, koja svoj izraz dobiva i u urednome uredskome poslovanju. Stoga u tranzicijskim zemljama, usporedno sa stvaranjem strucne i sposobne administracije, koja ce organizirati modemu upravu, potrebno je ponovno afirmirati osnovne tradicionalne vrednote dobre uprave te obrazovati takvo strucno osoblje koje ce odgovoriti izazovima suvremenog tehnološkog razvoja i informacijskih tehnologija kao i zahtjevima modeme pravne države i transparentnosti uprave. Jedan od pokazatelja nezrelosti i nedemokraticnosti u upravljanju dokumentima u tranzicijskim zemljama jest i samovolja u razotkrivanju povjerljivih podataka i bespravnom "curenju informacija", kako onih koji se ticu širih državnih interesa, ali i osobnih podataka. Društvo koje se temelji na pravu i demokraciji poštuje "pravila" upravljanja dokumentima i drži se minimalno utvrdenih normi, ne isticuci samovolju (u prividu otvorenosti) i ne zloupotrebljava dokumente (posebno one tajne i od državnoga interesa) u borbi za neke uske ili stranacke probitke. Stvaranjem modernoga records management mora se na prvo mjesto staviti upravo zahtjeve i zakonitosti dobroga poslovanja. Stoga isticemo tradicionalne vrednote i strucnost osobito prigodom aplikacije elektronicke tehnologije, pri cemu se može previdjeti cinjenica da su tehnološki razvoj i modema tehnologija u upravljanju dokumentima i informacijama samo podrška, a ne svrha. Strucni aspekt koji se oslanja na struci i na tradicionalnim vrednotama ostaje imperativ i modernizacije upravljanja dokumentima.
IV. STANJE UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA U HRVATSKOJ
Sažeto cemo prikazati konkretno stanje i pravne propise upravljanja dokumentima u Hrvatskoj. Nadalje, iznijet cemo glavna pitanja i probleme koji se trenutno u Hrvatskoj postavljaju na razini odnosa izmedu uprave i arhivske službe. Osvrnut cemo se na sljedeca pitanja:
Nadležnost u records managementu
Pravni propisi o uredskom poslovanju
Djelatnici u pisarnici i pismohrani
a) Ponajprije valja istaknuti da je zakonska regulativa upravljanja dokumentima podijeljena izmedu resora nadležnoga za upravu i arhivske službe.
Kao stoje vec istaknuto, upravna tijela odgovorna su za nastanak i upravljanje dokumentima do trenutka kada je neki predmet, posao ili upravni postupak završen. Arhivska služba postaje nadležnom za zaštitu dokumenata u trenutku kada dokumenti više nemaju tekucega znacenja.
Druga je znacajna cinjenica da je nadležnost za upravljanje spisima odnosno za uredsko poslovanje posljednjih godina prelazila na razlicita upravna tijela. Samo u posljednjih deset godina resor nadležan za upravu doživio je nekoliko promjena. Te promjene nisu mogle pogodovati kontinuiranom razvoju sektora moderne uprave opcenito, tako ni upravljanja dokumentima. Nakon demokratskih promjena postojalo je najprije Ministarstvo pravosuda i uprave, zatim Ministarstvo uprave, koje se ponovno spojilo s Ministarstvom pravosuda. Sadašnja Uprava za državnu upravu pri Ministarstvu pravosuda nadležna je za uredsko poslovanje i klasifikaciju/razredbu dokumenata. Upravo u vrijeme znacajnih demokratskih promjena prakticki nismo imali cvrsto organizacijski i strucno osposobljeno tijelo koje bi vodilo i razvijalo ovaj segment modernizacije upravljanja dokumentima, a cini se ni modernizacije uprave opcenito. Višestruke promjene u organizacijskoj strukturi i nadležnosti tome su dale svoj prinos. U meduvremenu stvoreno je i posebno tijelo za internetizaciju uprave (Ured Vlade RH za internetizaciju uprave), ali samo za tehnološki aspekt bez snažnije povezanosti s tijelom nadležnim za upravu. U tom kontekstu želimo upozoriti na dva znacajna dokumenta nastala u Uredu za strategiju razvitka Republike Hrvatske, u okviru strategije Hrvatska u 21. stoljecu. U dokumentu pod naslovom Javna uprava (6) nigdje se ne govori o upravljanju dokumentima u javnoj upravi. Tek se na jednome mjestu govori o "evidencijskoj infrastrukturi" u okviru rasprave o "aktualnim problemima sudovanja". Premda se u tekstu "pod evidencijskom infrastrukturom pravnoga poretka podrazumijevaju osnovne pravne evidencije (u materijalnom, organizacijskom, kompetencijskom i funkcionalnom smislu) koje se vode ili koje se trebaju voditi u nekoj državi da bi ona mogla uredno ispunjavati svoje složene funkcije" (7), to se odnosi iskljucivo na zemljišne knjige i sudske registre (trgovacke). U elaboratu se govori i "o pravu gradana na informacije", kao i o "transparentnosti" uprave, ali ne i o nužnim pretpostavkama za realizaciju tih prava u sustavu upravljanja dokumentima. Drugi dokumenat pod naslovom Informacijska i komunikacijska tehnologija opširno raspravlja o elektronickom poslovanju i elektronickoj upravi (8), ali uglavnom na tehnickoj razini. U tekstu se pretpostavlja donošenje "zakona koji legalizira i regulira elektronicko poslovanje". U poglavlju o "stvaranju osnovnih pretpostavki za razvitak elektronicke uprave" govori se o potrebi umrežavanja tijela državne uprave, o stvaranju jedinstvenog i sigurnog sustava elektronicke pošte, o stvaranju sustava elektronicke razmjene podataka, o izgradnji jedinstvenog sustava državnih registara i evidencije uz primjenu nacela zaštite osobnih podataka i javnosti, o izgradnji sustava baza podataka, o potrebi digitalizacije, o informatizaciji pojedinih podrucja državne uprave te o potrebi stvaranja sustava otvorenih informacijskih usluga dostupnih kroz racunalno-komunikacijsku mrežu tijela državne uprave i javnu telekomunikacijsku mrežu. I taj elaborat o strategiji razvitka informacijske i komunikacijske tehnologije niti ne spominje records management niti information resources management kao pretpostavke svakoga postupka informatizacije svih sektora života, pocam od javne uprave. Arhivska pak služba prema Zakonu o arhivskome gradivu i arhivima (NN 105/1997) i provedbenim propisima u arhivskoj službi nadležna je za vrednovanje arhivskoga gradiva (odobravanje popisa s rokovima cuvanja, postupak izlucivanja gradiva koje nema trajnu vrijednost i kategorizacija stvaratelja arhivskoga gradiva) (9), zaštitu arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva (10) i predaju arhivskoga gradiva arhivima (11). Sukladno tome u nadležnost arhivske struke spada i nadzor nad strucnom osposobljenošcu djelatnika u pismohranama.(12) Ta podijeljenost upravljanja dokumentima na dvije funkcije: upravljanje tekucim spisima i upravljanje zakljucenim predmetima onemogucavala je jedinstveni nadzor. Arhivska služba nije imala nikakve pravne osnove utjecati na sustav upravljanja spisima u njihovu nastanku (uredsko poslovanje) niti na klasifikaciju/razredbu spisa: ona s pravnoga i inspekcijskoga gledišta samo ostaje unutar prostora pismohrane. Pri tome se previdalo da su propusti upravljanja dokumentima u procesu nastajanja i razredbe te u stvaranju sustava upravljanja informacijama imali i imaju velik odraz i u upravljanju završenim predmetima.
b) Danas su na snazi tri dokumenta koja ureduju uredsko poslovanje: Uredba o uredskom poslovanju (13), Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (14) i Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojcanim oznakama stvaralaca i primalaca akata.(15) Ta tri dokumenta nastala su prije demokratskih promjena, i to 1987. i 1988. I Uredba i Uputstvo imaju vrlo malo odredbi i uputa za elektronicke dokumente, stoje po sebi i razumljivo imamo li u vidu vrijeme njihova nastanka, brz razvoj informacijskih tehnologija i uvodenje elektronickih dokumenata. I ona mjesta gdje se spominju elektronicki dokumenti i baze podataka posve su neprimjerena za sadašnji razvoj informacijske tehnologije i elektronickoga poslovanja(16). Uz Uredbu i Uputstvo donesen je Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojcanim oznakama stvaralaca i primalaca akata izraden po sustavu "predmetnih skupina", a ne s gledišta "funkcija stvaratelja" gradiva.(17) Valja napomenuti da Pravilnik, koji je i danas prakticki obvezan, u prikazu subjekata sadrži terminologiju iz socijalistickoga razdoblja (18) i odražava federalni sustav SFRJ.(19) Predvidena je njegova razrada i prilagodba pojedinim ustanovama. To se medutim ne provodi redovito pa je primjena i toga klasifikacijskoga nacrta najvecim dijelom prepuštena subjektivnim odlukama djelatnika u pisarnici. Konacno, navedimo da nisu donesene precizne uredbe o vjerodostojnosti dokumenata na mikrofilmu, koji se navode kao obveza u slucaju automatske obrade podataka. Tek je nedavno donesen Zakon o elektronickom potpisu. Arhivska služba u više je navrata pocam od 1992. intervenirala da se što prije pristupi izradi nove uredbe i novog klasifikacijskog nacrta. Nažalost, moramo konstatirati da na sve naše pismene intervencije nismo dobili nikada ni odgovora. Vec to dovoljno pokazuje stanje u upravi u pogledu records mana-gement i tradicionalnih vrednota uredskoga poslovanja.
c) Podijeljenost nadležnosti u upravljanju dokumentima na tekuce i završene predmete odražava se i u strukturi djelatnika u upravljanju dokumentima. Posebno je osoblje nadležno za vodenje urudžbenoga zapisnika i odlaganja spisa (pisarnica), a posebno za upravljanje završenim i odloženim predmetima (pismohrana). Prema propisima u upravi ne postoji obveza specijalnoga obrazovanja djelatnika za rad u pisarnici. Prije su djelovale srednje upravne škole, a u posljednje vrijeme ta praznina pokušava se nadomijestiti na Društvenom veleucilištu. Danas je za sve djelatnike u upravi obvezan državni ispit, na kojemu se provjerava i znanje iz uredskoga poslovanja, ali nigdje ne postoji sustav dobrog temeljnoga obrazovanja niti sustav kontinuiranoga obrazovanja, bez kojega nije moguce odgovoriti suvremenim zahtjevima upravljanja dokumentima, posebno ne onima koji nastaju u novom informatickom okruženju. I u pismohranama rade djelatnici koji nemaju specijalno osnovno obrazovanje te je uglavnom rijec o doškolovanim ljudima. Posljednjih 15 godina arhivska služba ucinila je znatne napore da se stanje poboljša prvenstveno promjenom provedbenih propisa. Prvi put u Pravilniku o zaštiti arhivske i registraturne grade izvan arhiva utvrdeno je da "društvene pravne osobe ciju arhivsku gradu preuzima nadležni arhiv u smislu Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i Uputstva o vrednovanju registraturne grade dužne su zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne grade povjeriti samo strucnim radnicima. Ti strucni radnici moraju imati najmanje srednju strucnu spremu i dužni su položiti ispit o strucnoj osposobljenosti za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne grade".(20) Sukladno tome donesen je i Pravilnik o polaganju ispita o strucnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne grade izvan arhiva (21). To je bio izvanredno znacajan iskorak u zaštiti arhivskoga i registraturnoga gradiva. Uslijedili su tecajevi na kojima su se osposobljavali djelatnici u pismohranama i održavani su ispiti u Hrvatskome državnom arhivu za središnja državna tijela, a u podrucnim državnim arhivima za tijela uprave i lokalne samouprave. U najviše slucajeva rijec je o doškolovanju, a ne sustavnom i temeljnom obrazovanju. Stoje ta odredba znacila, može se vidjeti iz cinjenice da su prije za voditelje pismohrana ustanove najcešce imenovale osobe za koje nisu znali gdje da ih rasporede. Nakon "registratora" iz 19. st. koji su stvoreni u sustavima velikih birokracija, to je bilo prvi put da se i zakonski utvrdila strucna zaštita i obrada dovršenih i odloženih dokumenata. Premda je time ucinjen veliki korak naprijed, današnji zahtjevi, posebno elektronickih arhiva i cjelokupnog upravljanja dokumentima, traže sustavno školovanje na fakultetskoj razini i obvezu zapošljavanja takvih osoba za cijeli proces upravljanja dokumentima u važnijim ustanovama, posebno u javnoj upravi. Usporedno s donošenjem provedbenih propisa i obveze polaganja strucnoga ispita, arhivska služba, u okviru kadrovskih mogucnosti, nadzorom nad stvarateljima arhivskoga i dokumentacijskoga gradiva ulagala je krajnje napore u cilju zaštite arhivskoga i registraturnoga gradiva. No, nadležnost arhivske službe ostala je ogranicena na materijalnu i intelektualnu zaštitu pismohrane (završeni predmeti) i na postupak vrednovanja. Ovdje necemo ulaziti u problem stanja pismohrana. Možemo samo konstatirati da su najveci pomaci ucinjeni ondje gdje su dobri strucni djelatnici i razumijevanje celnika ustanova, barem što se tice zaštite gradiva u pismohrani. U nekim ustanovama ucinjeni su znatni napori da se uvede red u pismohrane (Sabor, Vrhovni sud, Ministarstvo vanjskih poslova). Iz prakse možemo samo konstatirati da cak i u ustanovama koje su imale dobre strucnjake djelatnike u pismohranama s VSS obrazovanjem i strucnim ispitom iz arhivistike, nije se mogla realizirati puna zaštita dokumenata upravo zbog neuskladenosti u procesu upravljanja dokumentima.
V. IZGLEDI ZA BUDUCNOST
Kratko cemo upozoriti na tendencije records management u svijetu i u tom svjetlu pokušati zacrtati pravce razvoja upravljanja dokumentima u Hrvatskoj. Ponajprije valja istaknuti da se suvremeni razvoj records management ukljucuje u razvoj moderne uprave i postaje dio njezina cjelokupnog sustava. Taj je proces zapoceo ponajprije u anglosaksonskim zemljama (SAD i Kanada sredinom 20. stoljeca). Taj je sustav upravljanja dokumentima dobio svoje šire podrucje djelatnosti i postupno je prerastao u Information resources management - upravljanje izvorima obavijesti. Vec 1945, primjerice, u Kanadi je osnovan Odbor za javne spise (Committee on Public Records) u koji su ušli predstavnici Državnoga arhiva i svih odjela Savezne vlade te dva povjesnicara sa savjetodavnom ulogom. Odbor je bio nadležan za stalan nadzor nad javnim spisima i za pružanje pomoci odjelima i vladinim tijelima glede organizacije, brige za spise i njihovo cuvanje.(22) Osnovna znacajka toga sustava jest cinjenica da records managmenet prati proces upravljanja zapisima od trenutka nastanka spisa sve do predaje povijesnome arhivu. Time je otvoren nov pristup veze uprave i arhiva: spisovodstvo se uklapa u cjelokupnu djelatnost jer su spisi izraz, dokaz i cinitelj ostvarenja postavljenih ciljeva. S teorijskoga gledišta time se dokumenti promatraju i obraduju u jedinstvenom procesu kao records continuum. Takav pristup dokumentima integrira funkcije upravljanja spisima i arhivskim gradivom.
Model upravljanja zapisima kao jedinstveni proces danas se postavlja kao temeljni funkcionalni zahtjev pri uvodenju elektronickoga poslovanja. S upravnoga gledišta tri su modela danas prisutna u organizaciji i vodenju upravljanja dokumentima. Za proces upravljanja dokumentima i zaštitom arhivskoga gradiva postoji jedno jedinstveno tijelo (Južni Wales), funkcije su odvojene ali medusobno uskladene (Slovenija, Njemacka) i treci model u kojemu arhivske uprave preuzimaju sve vecu odgovornost pomicuci svoju nadležnost prema nastajanju dokumenata i kontrolirajuci sustav records management ukljucujuci i razredbu/klasifikaciju dokumenata (Kanada). Primjer jedinstvenoga nadzora primijenjen je u Zakonu o državnim spisima (State Records Act) iz 1998. godine u New South Walesu u Australiji. Cilj toga zakona jest istovremeno zaštititi arhivsko gradivo kao dio kulturne baštine države i osigurati bolje upravljanje spisima vladinih institucija tijekom njihova vijeka postojanja te promovirati ucinkovitu i odgovornu vladu kroz poboljšano upravljanje spisima. (23) Ovaj zakon predvida postojanje Uprave za državne spise (namjesto ranije Arhivske uprave) te postojanje glavnog službenika koji treba osigurati da državna tijela provode odredbe zakona. U kojem bi smjeru bilo potrebno modernizirati upravljanje spisima u Hrvatskoj?
a) Na temelju analize postojecega stanja valja, preispitati sadašnji ustroj i nadležnost tijela odgovornoga za upravljanje spisima. U upravnoj strukturi ta se nadležnost cesto mijenjala, medutim nikada nije stvoreno strucno tijelo koje bi moglo odgovorno preuzeti te funkcije. U Hrvatskoj nemamo ni strucnjaka za to podrucje. O tome govori i sama cinjenica da na hrvatskom jezicnom prostoru nemamo ni jedan prakticki prirucnik za djelatnike odgovorne za uredsko poslovanje. Uredsko poslovanje danas je u nadležnosti Uprave za državnu upravu
pri Ministarstvu pravosuda i uprave. S druge strane postoji arhivska uprava pri Ministarstvu kulture usmjerena iskljucivo na povijesne arhive. U više navrata, pa i u Strategiji razvitka kulture Republike Hrvatske, predlagali smo preustroj te uprave. Smatramo da se izlaz iz postojecega stanja može naci u objedinjavanju ili barem obveznoj koordinaciji funkcije upravljanja spisima i funkcije zaštite zapisa u jedno tijelo koje bi bilo izravno podredeno predsjedniku Vlade. Tu je mogucnost potrebno razraditi da se ne bi ušlo u brzoplete promjene neprilagodene našim prilikama. U prijelaznom razdoblju moguce je bez radikalnijih zahvata stvoriti koordinacijsko tijelo za cijeli proces upravljanja zapisima, s time da se omoguci izravniji nadzor arhivske službe na proces upravljanja dokumentima od urudžbenoga zapisnika do predaje arhivima.
b) Neodgodiv je zadatak izrada nove uredbe o uredskom poslovanju. Ne samo zbog cinjenice što je postojeca zastarjela i neprimjerena poslovanju u elektronickom okruženju vec ona mora odgovoriti i zahtjevu suvremenoga upravljanja informacijama i cijelim procesom elektronickoga poslovanja. Naime, uredsko poslovanje u suvremenom okruženju nisu puke odredbe o kolanju dokumenata: danas ono postaje sustav upravljanja izvorima informacija (information resources management), traži ukljucivanje u novo tehnološko okruženje koje postavlja mnoge izazove pa je zbog toga i zahtjevnije. Ta je promjena nužna jer dio postojecih odredbi Uredbe ne odgovara izmijenjenome pravnom, poslovnom i tehnološkom okruženju, te time ogranicava mogucnost primjene suvremenih tehnologija i postupaka. Postoji i odreden broj pitanja velikim dijelom vezanih za korištenje informacijskih tehnologija u poslovnoj komunikaciji i upravljanju informacijama za koje model uredskog poslovanja, što ga propisuje Uredba i Uputstvo, naprosto ne pruža zadovoljavajuca rješenja za postojece zahtjeve informacijske tehnologije. Za to je potrebno donijeti nove propise koji ce definirati nacin upravljanja, razmjenu i zaštitu elektronickih dokumenata. Funkcija zaštite, obrade i korištenja povijesnih dokumenata postaje samo jedan dio toga procesa. 2001. godine Medunarodna organizacija za normizaciju (ISO) usvojila normu za upravljanje spisima ISO 15489 Records management koja opisuje spisovodstveni sustav i definira funkcionalne zahtjeve za njegovu konkretizaciju. Ured za normizaciju Republike Hrvatske vec je proveo postupak za prihvacanje te norme tijekom 2002. i kao hrvatske norme. Izraden je i hrvatski prijevod. Predstoji uskladivanje uredskog poslovanja u javnim tijelima u Hrvatskoj s odredbama te norme. U posljednje vrijeme poduzeli smo više koraka za upoznavanje s tim standardom i za njegovu implantaciju u Hrvatskoj. O standardu je bilo govora na Prvom kongresu arhivista, a dužna pozornost posvecena mu je i na konferenciji Modernizacija hrvatske uprave. U meduvremenu su definirani funkcionalni zahtjevi za upravljanje elektronickim dokumentima u projektu koji je pokrenula Europska komisija (MoReq). I taj smo dokument preveli na hrvatski u želji da posluži kao osnova u diskusijama 
koje se vode o uvodenju elektronicke uprave i da bude podloga za izradu moderne uredbe o uredskome poslovanju ili spisovodstvu. Hrvatski državni arhiv samoinicijativno je osnovao povjerenstvo da izradi nacrt te uredbe i poduzeo je korake kod Vlade Republike Hrvatske da se osnuje povjerenstvo koje bi razmotrilo stvaranje upravnoga tijela ili koordinacijskoga odbora za donošenje nove uredbe. Posebno tijelo koje je imenovao Hrvatski državni arhiv izradilo je i Nacrt/skicu nove uredbe uskladene s normom ISO 15489. Kao osnovno nacelo za izradu uredbe predvideno je da sustav upravljanja spisima ili spisovodstvo "treba biti povezano s poslovnim i informacijskim sustavom, na nacin da: rutinski zahvaca sve spise koji nastaju u okviru poslovnih aktivnosti; služi kao primarni izvor informacija o svim poslovnim aktivnostima stvaratelja spisa; organizira spise na nacin koji odražava poslovne aktivnosti stvaratelja; sprecava nedopuštene izmjene, brisanje ili upisivanje; i osigurava dostupnost svih relevantnih spisa i odgovarajucih metapodataka. Ova svojstva spisovodstveni sustav cine pouzdanim. Pravila za kreiranje spisa trebaju biti ugradena u poslovne procese kod kojih postoji zahtjev za dokumentiranjem." Nadalje, utvrdeno je da "spisovodstveni sustav treba biti primjenljiv jednako u klasicnom, elektronickom ili hibridnom okruženju. Treba biti prilagoden postojecem nacinu poslovanja i tehnologiji koja se koristi u poslovanju i komunikaciji. Ne smije biti cimbenik koji ce ogranicavati i usporavati unapredivanje poslovnih procesa i primjenu novih informacijskih i komunikacijskih tehnologija." Uz nacela nove uredbe razraden je detaljno i prijedlog njezina sadržaja. U meduvremenu izradena je i opširna podloga za raspravu i za rad na izradi uredbe. Predložili smo osnivanje posebnog tijela koje bi pristupilo izradi njezina konacnog teksta. Hrvatski državni arhiv je donekle "prekoracio svoje ovlasti", ali taj naš pothvat smatramo samo inicijativom koju je nužno što prije realizirati.
c) Uz uredbu prijeko je potrebno što prije pristupiti izradi novog klasifikacijskoglrazredbenog nacrta ne samo radi izmjene neprihvatljive terminologije postojecega nacrta vec radi potreba suvremenog records management. Postojeca klasifikacija/razredba ne odgovara raznorodnim funkcijama administracije jer je ona više prikaz sveukupnih "znanja", svojevrsna kopija UDK sustava, a ne odraz poslovnih funkcija uprave i drugih stvaratelja gradiva. Posao izrade novoga klasifikacijskoga sustava zahtjevan je posao koji bi trebalo što prije zapoceti, oslanjajuci se na uzorke kakvi su vec izradeni ili su u tijeku izrade u više zemalja (British Columbia, Australija, Italija). Nove koncepcije klasifikacijskoga nacrta oslanjaju se na dvije velike skupine funkcija grupiranih oko funkcija zajednickih vecini ustanova {administrativne funkcije ili opci poslovi) i institucijskih funkcija vlastitih svakoj instituciji. Dakako da bi se izradom klasifikacijskoga nacrta administrativnih funkcija ili opcih poslova pružila iznimna pomoc svim tijelima uprave (ali i drugim podrucjima djelatnosti) Institucijske funkcije specificne su za središnja državna tijela i za njih je potrebno stvoriti zasebne klasifikacijske/razredbene sustave, primjerice za Vladu, pojedina ministarstva, razlicite uprave. Za istorodne institucije kojima je vecina funkcija zajednicka (kao što su županije, gradovi, opcine, sudovi, razlicite razine obrazovanja i si.) moguce je izraditi resorske ili skupinske klasifikacijske nacrte koji odražavaju specificnost razlicitih, ali svima njima zajednickih funkcija. Za objektivnu primjenu klasifikacijskih nacrta, koja bi na najmanje mogucu mjeru svodila subjektivnost djelatnika u upravi, nužna je izrada i kazala ili thesaurus tih funkcija. Ovaj zadatak je neophodna pretpostavka i za uvodenje elektronicke uprave, jer medu metapodacima uz mogucnost kljucnih rijeci upravo klasifikacijski nacrt pruža najmjerodavniji i objektivni pristup dokumentima i informacijama. U elektronickim dokumentima klasifikacijski nacrt osigurava i poštovanje provenijencije svakoga stvaratelja, a u cestim promjenama upravnih struktura omogucava pristup informacijama pojedinim funkcijama i u slucaju administrativnih promjena. U izradu klasifikacijskih nacrta valja integrirati i sustav rokova cuvanja pojedinih dokumenata odnosno razredbu funkcija povezati sa sustavom vrednovanja pojedinih zapisa. Dok je u klasicnom uredskom poslovanju bilo moguce osigurati provedbu izlucivanja gradiva primjenom zasebnih lista s rokovima cuvanja, u elektronickom poslovanju integracija razredbe/klasifikacije i rokova cuvanja dokumenata nužna je pretpostavka vrednovanja zapisa i politike cuvanja zapisa koji imaju trajnu vrijednost odnosno koji odražavaju temeljne funkcije pojedinih tijela uprave. Konacno, klasifikacijski/razredbeni nacrt nužno je nadopuniti i informacijama / odredbama o dostupnosti zapisa, kako bi se pristup dokumentima temeljio na demokratskim nacelima po kojima je uz iste uvjete dostupnost omogucena ili uskracena jednako svim gradanima.
d) Nove tehnologije postavljaju i dodatne zahtjeve za zaštitu elektronickih dokumenata, kao šio je utvrdivanje normi za trajno cuvanje i korištenje tih zapisa. U zaštitu spada ne samo cuvanje medija i informacija vec i osiguranje autenticnosti elektronickih dokumenata. Pojedine su zemlje vec donijele takve propise (24), a osnovna je tendencija da primjenu elektronicke uprave u nekoj zemlji normiraju arhivske ustanove ili uprave za spise. Zaštita elektronickih zapisa jedan je od najvecih problema s kojima su suoceni strucnjaci u elektronickom okruženju. Pracenje rezultata na svjetskoj razni može pomoci i rješavanju toga problema u Hrvatskoj. U svakom slucaju suradnja arhivista i strucnjaka za nove tehnologije prijeko je potrebna. Valja što prije pokrenuti projekt o zaštiti i njezinoj standardiziranosti na hrvatskome upravnom podrucju. S time u svezi treba što prije izraditi zakonske i provedbene propise o supstitucijskom mikrofilmiranju, zatim o autenticnosti elektronickih zapisa i nacinu njihovih migracija u tijeku zaštite. Suradnja uprave i arhiva, konacno, mora rezultirati standardima za preuzimanje elektronickih zapisa i/ili osiguravanje pristupa tim zapisima budu li se oni trajno cuvali kod stvaratelja.
VI. STRUCNI DJELATNICI PREDUVJET
DJELOTVORNOGA RECORDS MANAGEMENT
Nemoguce je odgovoriti zahtjevima moderne uprave, posebno u novome elektronickome okruženju, bez obrazovanih strucnjaka. Na njima je odgovornost za provodenje programa records management, i to na razini upravnoga tijela koje organizira upravljanje spisima na razini države kao i na razini svakoga pravnoga subjekta. Tu mislimo ponajprije na potrebu adekvatnoga školovanja na razini srednjega, višega i visokoga obrazovanja s programima primjerenima novim tehnološkim zahtjevima. Svaki program records management traži i suradnju svih clanova neke ustanove koji stvaraju ili primaju zapise. Kao što je danas potrebno cešce održavati razne tecajeve na kojima svi djelatnici u upravi ulaze u nove racunalne programe, potrebno je i njihovo trajno obrazovanje u cilju što djelotvornijega upravljanja dokumentima i pružanja informacija, posebno u tijelima javne uprave, kao izraza suvremenoga demokratskoga društva. U takvom sustavu records management predvida se daleko više od obveze izrade pravilnika o zaštiti arhivskoga i registraturnoga gradiva. Uz opce norme koje treba sadržavati nova uredba, svaka ustanova treba razraditi i vlastite prirucnike za upravljanje dokumentima. Modernizacija uprave ne može se provesti bez modernizacije records management. Upravljanje dokumentima u klasicnom i elektronickom okruženju s jedne strane pretpostavka je djelotvornosti, transparentnosti i demokraticnosti uprave, a s druge strane nužan preduvjet ostvarenja i zaštitite prava pojedinaca i društva. Konacno, profesionalno upravljanje dokumentima preduvjet je da se za buduca pokoljenja sacuva "memorija" koja se upisuje u zapise što nastaju u tijelima uprave i drugih javnih djelatnosti. Ostvarenje djelotvornoga upravljanja dokumentima temelji se na implementaciji medunarodnih normi i profesionalnih dostignuca te na dostignucima informaticke tehnologije. Nužno je što prije izraditi i donijeti modernu pravnu regulativu koja ce urediti upravljanje dokumentima u klasicnom, hibridnom i elektronickom okruženju.
1 Misli o regulaciji rada Namjesnickog vijeca, u: Nikola Škrlec Lomnicki 17291799, sv.2, Zagreb, 2000, str. 457.
2 Ondje, 459.
3 Ondje, 479-521.
4 Ondje, 473.
5 Theo Thomasen, Arhivisti i records manageri: ista struka, razlicite odgovornosti, Arhivski vjesnik 43 (2000), 7- 16.
6 Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske. Hrvatska u 21. stoljecu. Javna uprava. Zagreb, 2001. Voditelj projektnog zadatka prof. dr. sc. Josip Kregar.
7 Ondje, str. 33.
8 Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske. Hrvatska u 21. stoljecu. Informacijska i komunikacijska tehnologija. Zagreb, 2001. Voditelj prof. dr. sc. Leo Budin, Fakultet elektrotehnike
i racunarstva. Str. 43-49.
9 Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlucivanja arhivskoga gradiva (NN
90/2002); Popis imalaca arhivske i registraturne grade prve i druge kategorije u nadležnosti
Arhiva Hrvatske (NN 15/1989)
10 Pravilnik o zaštiti arhivske i registraturne grade izvan arhiva (NN 17/1999)
11 Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima (NN 90/2002)
12 Pravilnik o pologanju ispita o strucnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove
zaštite arhivske i registraturne grade izvan arhiva (NN 17/1988)
13 NN 38/87. Uredba je dopunjena Uredbom o izmjenama i dopunama Uredbe o uredskom
poslovanju (NN 42/1988)
14 nn 49/1987. Uputstvo je izmijenjeno i dopunjeno Uputstvom o izmjenama i dopunama Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 38/1988).
15 NN 32/1988.
16 Tako Uredba u cl. 5. navodi da se "akti u uredskom poslovanju mogu obradivati korištenjem klasicnih birotehnickih sredstava ili automatskom obradom dokumenata..." Govori se o pristupu bazi dokumenata "oznacenih odredenim stupnjem povjerljivo", a koji su primljeni "putem sredstava automatske obrade dokumenata" (elektronicka pošta) (cl. 8). Utvrduje se da "rasporedivanje akata koji se obraduju automatskom obradom podataka vrši, u pravilu, radnik koji te akte unosi u bazu podataka" (cl. 9) te "ako se akti obraduju automatskom obradom dokumenata, funkciju evidencije o primljenim odnosno vlastitim aktima vrše odgovarajuce baze dokumenata" (cl. 10). Tome valja dodati i još odredbu: "Ako se akti obraduju automatskom obradom dokumenata, dovršeni predmeti arhiviraju se na mikrofilmu, ukoliko posebnim propisom nije drugacije odredeno" (cl. 18). U Uputstvu se govori o "elektronskom urudžbenom zapisniku" koji treba imati iste rubrike kao i onaj voden u obliku knjige (t. 28). I Uputstvo propisuje da se riješeni dokumenti obradeni automatskom obradom cuvaju na mikrofilmu u obliku jacketa i mikrofilmske role. U izvornom pak obliku cuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrdeno propisom o izlucivanju arhivske grade (t. 101)
17 NN 32/1988.
18 Izvršno vijece Sabora, republicki organi uprave i upravne organizacije, Savez komunista Hrvatske, Socijalisticki savez radnog naroda Hrvatske, Savez socijalisticke omladine Hrvatske, Savez udruženja.
19 Savezno izvršno vijece, savezni sekretarijati, savezni komiteti, savezne uprave, savezni zavodi, Predsjedništvo SFRJ.
20 NN 17/1988.
21 NN 17/1988. Zakon o arhivskome gradivu i arhivima iz 1997. godine (NN 105/97) i zakonski je sankcionirao tu odredbu u cl. 8: "Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskoga i registraturnoga gradiva dužni su odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a po potrebi i djelatnika u pismohrani. Djelatnici u pismohrani moraju imati najmanje srednju strucnu spremu i položen strucni ispit za djelatnika u pismohranama".
22 L. Duranti, Arhivski zapisi. Teorija i praksa, HDA, Zagreb, 2000,19-29.
23 "Zakon regulira stvaranje, upravljanje i zaštitu spisa državnih tijela i pristup javnosti
tim spisima, osniva Upravu za državne spise (State Records Authority)".
24 Nedavno je takve norme donijela Danska. Skandinavske zemlje rade na jedinstvenim zajednickim normama.